Ta pravilnik določa postopek spremljanja, analiziranja in odgovarjanja v primeru pobud, predlogov in pritožb podanih s strani uporabnikov storitev Zavoda PIP in drugih deležnikov.

Zadovoljstvo uporabnikov in deležnikov je eden od temeljih ciljev zavoda. Spremlja in vrednoti se zaradi uvajanja izboljšav, ki se vključujejo v letne načrte dela zavoda.

Zadovoljstvo deležnikov se spremlja in vrednoti na podlagi povratnih informacij, ki se pridobivajo s pomočjo:

• anket
• ustnih razgovorov
• pohval, pobud in pritožb.

Upoštevajo se pritožbe in pobude, ki jih zavod prejme v neposrednem stiku z uporabniki, pisno po navadni ali elektronski pošti in s pomočjo obrazca dostopnega na spletnih straneh zavoda s povezavo na vstopni strani.

Postopek spremljanja, analiziranja in odgovarjanja v primeru pobud, predlogov in pritožb:

• delavec zavoda, ki sprejme pobudo oziroma pritožbo mora o njej seznaniti direktorja zavoda
• direktor zavoda je dolžan proučiti zadevo, o njej seznaniti vpletene osebe ter v primeru nejasnosti pridobiti dodatna pojasnila
• zavod mora pobudnika o predvidenih ukrepih pisno obvestiti v roku, ki ne sme biti daljši od 8 delovnih dni.

Zbrane povratne informacije in odgovori se hranijo v arhivu zavoda.

Ta pravilnik začne veljati 8. dan po objavi na oglasni deski, uporablja pa se od 01.04.2009.